По поводу тем докладов здесь два пути:
Если есть желание оставить тему под завесой тайны, а раскрыть все непосредственно на встрече, то в этом случае надо посвятить только меня каким-либо способом. Почему именно я? Но кто-то же должен курировать это вопрос, чтобы темы участников не совпадали. С другой стороны открытое обсуждение автоматически исключает многие случаи, например - рассмотрения неактуальной темы. Писать задумки тем докладов можно сюда или создавать новые темы, вообщем место не критично. Делайте как удобнее вам, а я уже если что посшиваю, поразрываю темы... это за мной не заржавеет...
По поводу оформления в принципе нет каких-либо требований. Здесь ориентируйтесь по мере своих возможностей. Ставьте реальные задачи. С другой стороны чем серьезнее подход, например, от наличия плана, введения, заключения, списка источников доклад будет... ...нет, не скучной писаниной... (хотя если переборщить, то и такой случай не исключен, все должно быть в меру)... ...от это всего он будет только выигрывать...